議事録作成で職員の作業負担やコスト面などを懸念していた茨城県庁では、AIによる音声認識を活用したAI議事録作成支援サービスを導入したことをご存知でしょうか？ AI議事録作成支援サービスを導入する前までは、テープ起こしに時間がかかり、業務負担が大変大きく問題がありました。
そこで茨城県庁ではAI議事録作成支援サービスのProVoXTとAmiVoiceを導入したことにより、業務の効率化を図ることに成功しました。しかし、AI議事録作成支援サービスはどのような効果をもたらしてくれるものなのかと考え、未だ導入に踏み切れないところもあるのではないでしょうか？
当記事では、AI議事録作成支援サービスのProVoXTとAmiVoiceのメリットや効果についてご説明いたします。
もくじ
1.AI議事録作成サービス、『ProVoXT』と『AmiVoice』とは？
AI議事録作成支援サービスのProVoXTはクラウド型議事録作成サービスで、AmiVoiceは議事録作成支援システムです。
ProVoXTはクラウドによって音声認識を行い、音声ファイルに変換してからのテキスト化ができるようになります。そしてAmiVoiceはProVoXTの特徴に加え、マイクを使ったリアルタイムのテキスト化が実現できます。
特にAmiVoiceは音声を聞きながら認識結果を編集でき、発話がうまく認識されなかったとしても、手動でスムーズに修正し、議事録作成が可能です。
どちらのシステムも音声からテキストにする作業を行う業務であれば、業務を問わず活用できるのが大きな特徴です。
2.ProVoXTとAmiVoiceのメリット
AI議事録作成支援サービスのProVoXTとAmiVoiceには様々なメリットがあります。ProVoXTとAmiVoiceのメリットについて詳しくご説明いたします。音声をテキストに起こすために、ぜひ導入してみたいと思えることでしょう。
・テープ起こしの高速化
ProVoXTとAmiVoiceを導入することにより、テープ起こしが高速化できるのが大きなメリットです。
音を手動でテキストに起こす場合、録音した音声を聞く業務になります。そのため、一度で聞き取れなかった部分は繰り返し聞き返してテキストに起こさなければなりません。これで全ての音声をテキストにする場合、入力作業に膨大な時間がかかってしまいます。
しかし、ProVoXTやAmiVoiceを導入することにより、業務が簡潔になるので高速化が実現できるようになります。実際に人がタイピングでテキストを入力する時間と比べると、2倍～3倍ほどの違いが出ます。各テープ起こしの高速化により、費用対効果が得やすくなります。
・業務負担の軽減
議事録を作成するとなると徹底したテープ起こしを行う必要性がありますが、テープ起こしは編集を含め、全て作業を手動でしなければならないので職員にかなりの業務負担を強いることになります。特に重要な会議や打ち合わせの議事録作成は重要なので、一字一句間違えないようにする必要性があります。
しかし、ProVoXTやAmiVoiceを導入することで、パソコンのみで議事録が作成できるようになります。数時間かかっていた業務が十数分で済むため、職員の業務負担が激減し、他の業務に時間が割けるので全体効率もアップします。
・時間とコストの削減
時間をかけて議事録を作成している場合、労働時間と人件費のコストが増えるので費用対効果が薄くなる要因になりかねません。
しかし、ProVoXTやAmiVoiceを導入して議事録作成の一部を自動化することで、議事録作成にかかる時間が大きく削減します。労働時間が削減できれば人件費のコストも削減できるため、経済面に余裕が出やすくなるでしょう。
3.なぜProVoXTとAmiVoiceは導入された？
茨城県庁は依然から議事録作成の非効率なやり方を何とかしようと思っていたため、AI議事録作成支援サービスを導入する運びになりました。
茨城県庁が抱えていた問題と、ProVoXTとAmiVoiceを導入した結果についてご説明しましょう。
・導入前に起こっていた問題
茨城県庁ではAI議事録作成支援サービスを導入する以前、議事録を作成するために職員が録音音声を何度も聞き返しながらテキストに起こしていました。重要な会議や打ち合わせの議事録を作成するものですが、全て手動でのテープ起こしだったのでかなりの時間を労していました。
もちろん何度も聞き返してテープ起こしを行っているため、職員一人にかかる作業負担はかなりのものでした。テープ起こしは会議の何倍もの時間がかかるので、労働時間も人件費のコストも増えやすいことから非効率的であり、最大の問題として課題となっていました。
そこで茨城県庁はこの問題を改善するため、AI議事録作成支援サービスのProVoXTとAmiVoiceを導入したのです。
・ProVoXTとAmiVoiceを導入した結果
茨城県庁でProVoXTとAmiVoiceを導入したところ、非常に効率良く議事録作成を行えるようになりました。
ProVoXTを利用するにあたって必要な作業は、まずマイクやデジタルレコーダーを使って会議中や打ち合わせ中の会話を録音します。次にインターネットを経由して専用のサーバーに音声データをアップロードします。すると重要な会議中や打ち合わせ中の音声が自動でテキスト化されるので、難しい操作を行う必要性がありません。
ProVoXTを導入したことによって職員が繰り返し録音した音声を聞く必要性がなくなるため、圧倒的な早さで議事録が作成できます。手動でテープ起こしていた時と比べると数時間がかかって作成していたのが、たったの十数分で議事録が作成できるので、労働時間の大幅な短縮と同時に人件費のコストを大幅に削減できるといった効果が生まれました。
県庁側にとって職員に本来取り組んでほしい業務があるのに、テープ起こしに数時間もとられてしまうと費用対効果が薄くなってしまいます。さらに職員一人の作業負担も大きいため、テープ起こしが終わって議事録作成が完了しても、疲労で集中力が切れてしまい、本来の業務に集中できない恐れもあります。
ProVoXTを導入したことによって議事録作成に時間を取られることが少なくなり、パソコンを操作して編集するだけなので作業負担も大きくありません。会議中や打ち合わせ中に話した内容や発言などを短時間で確認することもできますし、重要な部分を抜き出すことも簡単にできるので、臨機応変に活用することも可能になりました。
また、音声の認識結果は音声データと紐づけされているため、AmiVoiceを使うことで音声を聞きながらでも修正や編集ができるようになっています。
ProVoXTによる自動テキスト化は万能ではなく、誤認識したままテキスト化されることがあります。しかし、AmiVoiceを使うことで音声を聞きながら誤認識された部分の修正や編集が可能なため、手動で修正する場合でも簡単かつ効率的に完璧な議事録が作成できます。
現段階では限られた端末にしか導入されていませんが、各職員が自由にProVoXTを利用できる環境作りを進めているようです。
4.まとめ
ProVoXTとAmiVoiceによる効率的な議事録作成ができるので、手動でテキスト化しなくてもよくなったので作業能率が圧倒的に飛躍し、業績にも大きく貢献できるようになります。さらに、労働時間や人件費のコスト削減も行い、社員や職員が他の業務に集中できるようになります。
企業や自治体にとって非常に効率的なサービスであり、コストパフォーマンスにも優れた優秀なサービスだと言えます。